Baggrund

Den brancheførende teknologivirksomhed, der blev grundlagt for mere end et årti siden, har til opgave at give Fortune 500-brands flere muligheder for at interagere med deres kunder via en række forskellige kanaler på det helt rigtige tidspunkt. Virksomheden anvender DocSend til at beskytte og organisere dokumenter, så den trygt kan dele fortrolige filer med kunder og gennemføre politikaftaler med medarbejderne.

Udfordringen

Inden virksomheden begyndte at anvende DocSend, skulle virksomhedens tekniske sikkerhedschef sende sikkerhedsdokumenter for medarbejdere til e-signatur via DocuSign, hvilket var alt for dyrt og indviklet til en simpel intern arbejdsgang. Kundesupportteamet manglende desuden en sikker metode til deling af følsomme dokumenter med kunder.

Løsningen

Teamet begyndte at anvende DocSends sikker deling af dokumenter og E-signatur løsning til at beskytte følsomme dokumenter om cybersikkerhed, der skulle sendes ud til medarbejdere og kunder.

Sikker deling af følsomme dokumenter med kunder

Da virksomhedens tekniske sikkerhedschef først blev introduceret til DocSend for tre år siden, blev platformen anvendt som værktøj af kundesupportteamet til sikker deling af følsomme oplysninger med kunder. Det tekniske supportteam interagerede regelmæssigt med kunder via e-mail og skulle nogle gange sende følsomme oplysninger om virksomhedens interne sikkerhedsprocedurer. “Vi havde brug for en sikker metode til nemt at slå linkadgang til/fra for at sikre, at de rigtige oplysninger blev sendt til de rigtige personer”, fortæller lederen. Med DocSend kan kundesupportteamet sikkert sende følsomme oplysninger om virksomhedens politikker til individuelle kunder og kontrollere adgangen til dokumenterne til et defineret tidsinterval. På denne måde kan medarbejderne sikkert kontrollere virksomhedens privatliv og vide præcis, hvem der tilgår interne SOC 2-rapporter – oplysninger, der fremhæver, hvordan virksomheden beskytter kundedata. 

Nogle gange er kundesupport nødt til at dele filer med kunder på supportportaler, som indeholder følsomme oplysninger om kundedata. Når disse dokumenter opbevares i DocSend, kan kunder angive en beskyttet adgangskode, og kundesupportteamet kan være trygge ved, at disse dokumenter er sikre. Det ekstra sikkerhedslag i DocSend skaber tillid mellem virksomheden og dens kunder. “Hvis en kunde har brug for en tilpasset supportløsning, vil vores supportteam uploade det til supportmapper og kun dele følsomme oplysninger med denne kunde”, fortæller lederen. DocSend giver både virksomhedens medarbejdere og kunder sikkerhed for, at deres dokumenter er beskyttet mod at falde i de forkerte hænder. 

Skiftet fra DocuSign for at forenkle onboarding af medarbejdere

Som den der håndterer sikkerhedspolitikker og -metoder i organisationen ønskede den tekniske sikkerhedschef at undersøge andre måder at bruge DocSend på i sit job. Cybersikkerhed er relevant for alle dele af virksomheden, herunder jura, HR, it og kundesupport. Alle nye medarbejdere skal underskrive en intern politikpakke omkring cybersikkerhed ved ansættelse, og de skal opdatere deres underskrift årligt. Den tekniske sikkerhedschef mente, at DocSend ville være en mere simpel metode til indhentning af politikdokumenter, der var underskrevet af medarbejdere.

Tidligere anvendte virksomhedens tekniske sikkerhedsteam DocuSign, som var for klodset til deres behov. “Der var alt for mange overvældende muligheder og alt for mange tilladelser, når jeg blot skulle indsamle almindelige underskrifter fra medarbejdere. Brugergrænsefladen og brugeroplevelsen var for meget i DocuSign, og jeg havde svært ved at holde styr på, hvem der havde underskrevet vores politikdokumenter”, fortæller lederen. Med DocuSign skulle teamet betale et ekstra licensgebyr for at kunne tilgå softwaren, hvilket var for dyrt i forhold til den basale e-signaturfunktion, de havde brug for. Teamet fandt dog ud af, at de i stedet kunne prøve DocSends e-signaturfunktion, som allerede var inkluderet i deres eksisterende DocSend-plan. De var allerede DocSend-brugere og delte sikkert dokumenter med kunder. Derfor gav det mening at afprøve softwarens e-signaturfunktion. 

En nem og omkostningseffektiv e-signaturløsning til flere parter til sporing af politikdokumenter for cybersikkerhed

Efter at have prøvet DocSends e-signaturløsning blev det tekniske sikkerhedsteam imponeret over, hvor nemt det var at sende dokumenter sikkert rundt i virksomheden. “Lige så snart sagde, at I havde en e-signaturløsning til flere parter, vidste jeg, at det var på tide at stoppe vores brug af DocuSign”, fortæller den tekniske sikkerhedschef. DocSend er i modsætning til DocuSign nem at bruge og har alt, hvad teamet skal bruge til at indhente flere end trehundrede medarbejderunderskrifter på interne politikdokumenter. “Vi bliver revideret hvert år og skal i den forbindelse fremvise årlige underskrifter af vores politik for dataopbevaring på tværs af virksomheden. DocSends e-signaturløsning til flere parter giver os mulighed for at vise revisorerne, at vi tager persondata alvorligt. Vi kan endda fremvise det præcise tidspunkt, hvor en medarbejder underskrev en aftale”, fortæller den tekniske sikkerhedschef. Virksomhedens sikkerhedsteam kan spore, hvem der har underskrevet dokumenter, og sikre, at virksomheden overholder de strenge krav til cybersikkerhed. 

Fremtiden: forbedring af onboarding- og kundeoplevelser

Virksomhedens tekniske sikkerhedsteam bruger DocSend til at forbedre onboardingprocessen i takt med virksomhedens vækst. Teamet håber, at de fra næste år vil kunne ensrette politikkerne forsider ved hjælp af et tredjepartssystem for at opretholde versionskontrol. Kundesupportteamet kan desuden fortsat trygt sende følsomme oplysninger til kunder med sikkerhed for, at deres dokumenter er beskyttet med adgangskoder og udløbende links i DocSend. Som den tekniske sikkerhedschef fortæller: “Mit eget team og vores supportteams har været utrolig glade for DocSend, og det er min forventning, at glæden bliver endnu større, når vi skalerer i fremtiden”.