Hvordan dokumentanalyser kan bruges til brede medieoplæg

Før 104 West brugte DocSend, organiserede og forvaltede de deres medierelationer på tværs af forskellige lister, Google Drev-mapper og dokumenter. Det var både besværligt og tidskrævende at vedligeholde en løbende liste over pitches, presseudkast og mediekits for hver kunde. “Som kundeansvarlig stræber jeg altid efter at give vores kunder gennemsigtighed i vores pitchproces og status. Vi kan generelt set kun dele temmelig utvetydige fremskridt med vores pitches. Enten har vi pitchet uden at få svar endnu, eller også har vi pitchet og fået et svar. Det fører til en del hypoteser fra vores side omkring hvornår og hvordan det er bedst at følge op på de mediekontakter, som vi ikke hører fra,” fortæller Laura Kubitz, kundeansvarlig hos 104 West.

Når du pitcher en historie til en målrettet liste af medier, der kunne passe godt til en historie, kræver det en række faktorer at få journalisternes interesse og opbakning, herunder en overbevisende historie, et eksisterende arbejdsforhold og selvfølgelig også en snert af held. Timing, igangværende projekter og nyhedscyklussen kan alle påvirke, om medierne har interesse i en historie og vil bruge den. 104 West bruger DocSend til at hoste det indhold, de præsenterer, f.eks. en pressemeddelelse eller noget indhold, med ét unikt, sporbart link pr. historie, så de kan få en samlet analyse af den mængde interesse, som et bestemt pitch genererer. Dette giver 104 West mulighed for at forudse den forventede interesse, men også om de bør forsøge sig med en ny vinkel eller gå efter en anden gruppe medier.

“Med DocSend kan jeg nu give vores kunder en langt mere håndgribelig og præcis statusrapport om vores pitches. Har medierne kigget på dem, hvor meget er de gået i dybden med dem, og har de delt dem med kolleger? Det giver os mulighed for at henvende os strategisk til specifikke medier, fordi vi ved, at de har interageret, og proaktivt foreslå de bedste næste skridt,” siger Laura.

Ét enkelt og sikkert link til vedligeholdelse og distribution af kundernes mediekits

104 West opretholder deres kunders mediekits for at sikre, at de billeder og tekster, der offentliggøres om hver enkelt kunde, er de mest nøjagtige og ajourførte. Før DocSend skulle Allison Heard, 104 Wests Creative Services Manager, opretholde en Google Drev-mappe pr. kunde og til tider endda pr. medieindsats for at sikre, at de relevante interessenter så alt – eller kun – det, de skulle se. Med Googles begrænsninger i forbindelse med klargøring af brugere og sikker deling førte det til, at vi skulle administrere flere mediekits pr. kunde på grundlag af oplægget. Andre gange blev mediekits delt som vedhæftninger i e-mails, men ofte var filerne for store, hvilket medførte leveringsproblemer og forsinkelser eller forvirring på kritiske tidspunkter.

“Nogle gange ønsker vi kun at dele en bestemt video eller en specialfremstillet grafik med medierne. Det kan også være, at vi ønsker at dele et andet detaljeringsniveau med én mediekontakt i forhold til en anden. Vi endte med at oprette flere mapper for et enkelt kundepitch, hvilket skabte intern forvirring og førte til problemer med, at vi ikke havde én samlet sandhedskilde,” husker Allison.

“Med DocSend kan vi nemt holde vores kunders mediekits ajour i Områder – et centralt og sikkert sted. Linket er altid live og opdateret, så jeg behøver ikke længere at bekymre mig om, hvorvidt medierne har et forældet logo eller en forkert kernefortælling, og vi kan også tildele forskellige adgangsniveauer eller tilpassede visninger til forskellige grupper af mediekontakter. Det er en afgørende ændring for os, når det gælder om at sikre, at vi har de rigtige oplysninger til de rette personer,” siger Allison.

104 West administrerer deres kunders mediekits i DocSend

 

Håndtering af en historie med embargo gennem sikker deling

For 104 West kan det være vanskeligt at administrere historier med embargo, når længe ventede eller højt klassificerede oplysninger eller en kommende historie skal deles. Før DocSend blev dette håndteret via e-mail, enten med en vedhæftet fil eller et Google Doc-link. Selv om Google Docs er fantastisk til redigering og samarbejde i realtid, kan et link eller en vedhæftet PDF-fil i de forkerte hænder ødelægge en histories debut, når det drejer sig om at præsentere meget imødesete oplysninger på sikker vis.

“Med DocSend kan vi sikre vores pitches med embargo ved at kræve en e-mail for at kunne se dem. Selv hvis linket videresendes til en anden person, får vi besked om det, og personen kan heller ikke se det uden at oplyse sin e-mailadresse. Det giver os ikke kun en stor sikkerhed for, at en historie ikke kan blive lækket, men også indsigt i mediernes interaktion og forbrug af vores aktuelle pitch,” siger Brian Mast, Managing Partner, 104 West.

En ny indgangsvinkel til kunde- og medierelationer

Med DocSend er 104 West nu i stand til mere proaktivt at administrere medierelationer og give deres kunder en mere detaljeret og specifik indsigt i deres proces og strategi for pitching. Med sikker deling i realtid, sporing og vedligeholdelse af kundemateriale kan 104 West bruge mere tid på at finde den rigtige vinkel på historien end på opfølgning.

“DocSend har forandret den måde, hvorpå vi præsenterer og deler oplysninger med medierne. Den bedste måde, vi kan samarbejde med medierne på, er at give dem relevante og værdifulde oplysninger. Vi har nu en øjeblikkelig indsigt i, hvilken del af vores historie der giver genklang – eller ikke gør det. Med disse oplysninger opbygger vi bedre relationer med pressen og leverer bedre gennemsigtighed, mediestrategi og overordnet service til vores kunder,” konkluderer Brian.