メディアから広告を購入する企業は、どのメディアとの交渉にも、カスタムメイドの提案と自社だけの価格設定を期待します。これは、メディア販売とクリエイティブのチームにとって大きなプレッシャーです。何よりもまず革新的なアイデアを考え、さらに、工夫を凝らした独自の方法でアイデアを売り込まなければならないからです。販売に時間がかかり、プロセスが複雑になりますが、DocSend でプロセスを透明にして追跡すれば、完璧にやり遂げられることを Quartz のチームは知っていました。

競争力のあるツールで交渉

「DocSend の前に何のツールを使っていたかは思い出せません。Quartz に入社したとき、私は DocSend を使っていました。以前の勤め先でも 5 年近く使っており、私にとっては常にお気に入りのツールでした」と Quartz でパートナーシップ担当ディレクターを務めるライアン・フローツ氏は振り返ります。

金融サービスや保険会社への広告販売を主に手がける同氏のターゲットは、セキュリティ重視の顧客ばかりです。メールにファイルを添付して送信する方法では、顧客の強力なセキュリティやファイアウォールに対応できないことにフローツ氏は気づきました。DocSend を使い始めるまでは、PDF を添付ファイルで送信する方法や、ファイルの容量が大きい場合はファイル転送アプリを使用する方法に頼りがちでした。

「以前は、クライアントがセキュリティの厳しい企業だと、クライアントごとにファイル転送サービスをあれこれ変えてやり取りせざるを得ませんでした。サービスがクライアントのインフラストラクチャと相性が合わないことが多く、送る側にとっても受け取る側にとっても、いらいらの種になっていました。ところが、DocSend なら何の問題もありません。クライアントはメール アドレスを入力するだけで、送ったファイルを閲覧できます。」

メディア販売は競争が激しい世界ですが、2020 年はさらに激化しました。四半期ごとに多数の提案の管理にあたるフローツ氏は、有望な取引に時間と労力を注がなければなりません。

「私たちが直面している企業間の競争を思えば、手に入れられる戦略的情報は何でも歓迎です。当社の提案の確認にクライアントが時間をかけていることがわかる機能が気に入っています。自分の役割をもっと戦略的に果たし、時間に優先順位を付けて、有益な取引に確実に注力できるからです」とフローツ氏は述べています。

DocSend なら、提案に変更や編集を加える場合も、更新後のリンクやファイルをクライアントに送る必要がありません。クライアントを煩わすことなく、送信したファイルを直接更新できます。そのため、交渉をよりスムーズに進め、戦略的にフォローアップすることができます。

「当社の提案が閲覧され、転送され、ダウンロードされ、さらにクリックされると、その都度通知が届くのがいいですね。DocSend のインサイトのおかげで、見込みの低いリードを見込みのあるリードに変え、見込みのあるリードを購入意欲の高いリードに変えることができます。」

中断のない提案プロセス

メディア販売チームによって提案内容が決まると、クリエイティブ チームが加わって、クライアントに概要を説明するためのキャンペーン案を作成します。クライアントへの提案は毎回多くの時間と創造力を要するため、レビュー用に渡すまでに説明の準備ができていることが重要です。

「DocSend を利用するまでは、クリエイティブに関する説明や提案を共有するために、さまざまなツールを使用していました。でも、こうした提案は土壇場で変更になることが多く、そのたびにメールやリンクを作り直してクライアントに送らなければなりませんでした。DocSend のおかげで、クライアントとのコミュニケーションを整理し、効率よくやり取りすることができます。」Quartz のシニア クリエイティブ ストラテジスト、タラ・マレン氏はこのようにコメントしています。

DocSend を使うと、別のリンクを送ってフォローアップしなくても、クライアントの手元にいつでも、最新の正しいバージョンのキャンペーン案があるという自信を持つことができます。それだけでなく、キャンペーン案をレビューした人をチェックしたり、クライアントの好みのクリエイティブ コンセプトはどれかを、DocSend のページごとの分析を通じて把握したりできます。

マレン氏は次のように語っています。「DocSend の 2 つの機能が気に入っています。1 つは、クライアントに送ったリンクを変えることなく、プレゼン資料やドキュメントをバックエンドで更新できる機能です。送った資料にたまたまミスがあっても、わざわざクライアントに知らせる必要がありません。もう 1 つは、プレゼンテーションを DocSend のプレビュー モードで表示すると、アニメーション GIF で再生される機能です。おかげで、当社の提案のコンセプトをクライアントに一目で把握してもらえます。」