Desde sua criação na década de 1990, o PDF se tornou um formato de arquivo eletrônico extremamente popular para todos, desde profissionais até estudantes, aposentados e crianças. Enviar um anexo de e-mail em PDF é um hábito comum, mas você já parou para pensar em como proteger um PDF com senha?
Se você já pensou nisso, hoje é o seu dia de sorte! Neste guia, vou explicar como proteger um arquivo em PDF com senha e como fazer o rastreamento após o envio.
Opção 1: proteção de arquivos PDF com senha
A maioria dos profissionais que enviam documentos confidenciais, como CEOs e CFOs, acredita que incluir uma senha no PDF é o suficiente. Mas, em alguns casos, não é bem assim.
Como adicionar proteção por senha com o Adobe Acrobat DC
- Abra o PDF no Acrobat.
- Vá até Arquivo e clique em "Proteger por senha".
- É possível definir a senha apenas para editar ou visualizar o PDF.
- Digite sua senha duas vezes.
- Clique em "Aplicar".
Como adicionar uma senha usando o Preview no Mac
- Abra o PDF no Preview.
- Vá até Arquivo e clique em "Exportar".
- Digite o nome do arquivo e selecione "Criptografar".
- Digite sua senha duas vezes e clique em "Salvar".
O objetivo de incluir uma senha no PDF é limitar o acesso ao arquivo para as pessoas que sabem a senha. Isso não inclui o rastreamento dos visualizadores. Como remetente desse PDF, você não sabe quais destinatários abriram e interagiram com o arquivo.
Por falar nisso, você também não tem certeza de quem está encaminhando o PDF e a senha para outras pessoas. Basta dizer que, se você quiser enviar um PDF com segurança por e-mail, incluir uma senha provavelmente não é a solução. Você perdeu o controle de um documento PDF que claramente pretendia controlar (por isso optou pela senha). Além disso, nesse cenário, não há como saber para onde esse PDF e a senha foram encaminhados.
A vulnerabilidade associada a essa abordagem parece inevitável para o compartilhamento de documentos em PDF importantes e de alto risco, mas, felizmente, não é.
Opção 2: compartilhamento de documentos em PDF através do DocSend
O DocSend permite que as lideranças das empresas enviem documentos com segurança e acompanhem o engajamento detalhado do leitor, inclusive no caso de um arquivo em PDF. Embora o envio de um PDF protegido por senha via Gmail ou Outlook seja um procedimento bastante comum, é possível enviar PDFs realmente seguros através das ferramentas de plug-in do DocSend para Gmail ou Outlook e rastrear o andamento dos arquivos.
Se quiser saber como funciona o processo, comece a usar o DocSend gratuitamente.
Etapa 1: envie seus arquivos em PDF para o DocSend
[Envio]
Enviar arquivos para o DocSend é fácil. No momento, o DocSend se integra ao Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive e outros, assim, é possível arrastar e soltar arquivos de qualquer lugar. Depois de enviar o PDF, ele pode ser anexado a quantos e-mails você quiser (com os plug-ins do Gmail e do Outlook). É possível até mesmo enviar o PDF diretamente pelo plug-in do DocSend da sua preferência.
- Vá até a aba Conteúdo
- Selecione a opção Adicionar conteúdo no canto superior direito.
- Escolha um arquivo de qualquer um dos serviços listados acima ou diretamente do seu computador.
- O envio do documento começará e você receberá um aviso assim que for concluído. É possível modificar o nome do envio neste ponto.
Etapa 2: crie um link protegido por senha para compartilhar o PDF
Quando você cria um link de compartilhamento para o PDF que acabou de enviar, é possível especificar se gostaria de solicitar um e-mail para permitir a visualização e o download. Se clicar na opção Mostrar opções avançadas, também será possível incluir um prazo de validade para o link e proteger o PDF com senha.
Depois disso, é possível copiar e compartilhar o link do PDF por e-mail.
(Observação: se você pretende monitorar o engajamento e o encaminhamento do link, crie um link para cada conta, lead ou indivíduo com quem você compartilhar o PDF. Falaremos mais sobre isso depois.)
Para uma experiência de envio ainda mais segura, os usuários do Advanced podem solicitar a verificação da pessoa que está visualizando o documento. Nesse caso, o leitor receberá uma solicitação para informar seu endereço de e-mail e precisará clicar em um link para acessar o PDF.
Também é possível enviar e anexar o PDF a um e-mail com os plug-ins do DocSend para Gmail e Outlook
Se preferir enviar e compartilhar o PDF como um anexo por e-mail sem sair do Gmail ou do Outlook, basta usar os plug-ins DocSend para Gmail e Outlook. Esse o link para enviar e anexar um arquivo em PDF usando o plug-in do Gmail e esse é o link para anexar o PDF usando o plug-in do Outlook.
Etapa 3: desabilite e habilite o acesso via link, conforme necessário
Com apenas alguns cliques, é possível moderar o acesso ao PDF desabilitando e/ou habilitando os links DocSend que você criou. Veja a explicação detalhada desse processo, no nosso artigo da Central de ajuda sobre como alterar as configurações dos links.
Como editar e assinar um PDF no Gmail? Fácil, adicione uma assinatura eletrônica usando o DocSend
Depois de enviar o documento em PDF do Word, arquivo do Google Docs, Dropbox, os documentos PDF que você salvou no Acrobat ou outrasintegrações de fluxo de trabalho no DocSend, é possível incluir uma assinatura eletrônica diretamente no DocSend antes de enviá-lo para agilizar seu processo.
No DocSend, é possível assinar documentos em PDF ou adicionar assinaturas eletrônicas a arquivos individuais (com exceção de arquivos do Excel ou enviados por URL) e arquivos em um espaço de trabalho do DocSend. Com os documentos assináveis, os usuários podem converter e compartilhar documentos de forma segura a partir do DocSend, possibilitando o rastreamento de visitas e a coleta de assinaturas na maioria dos dispositivos. O recurso de assinatura eletrônica permite que uma das partes assine e é juridicamente vinculativo para ambas as partes. Depois de enviar as solicitações de assinatura, os destinatários podem adicionar a assinatura digital clicando em um link na conta do Gmail, na assinatura do e-mail, no G Suite, em uma janela pop-up, na barra lateral ou em outros locais de compartilhamento do link do documento. Os signatários podem adicionar a assinatura digital diretamente no campo de assinatura inserido nos documentos PDF enviados como um link do DocSend. Esses documentos assinados em PDF são rastreados na sua conta DocSend com histórico e trilhas de auditoria, para que seja possível manter a segurança e o controle. Esse recurso também funciona na versão web móvel do DocSend no Chrome e no Safari no iOS e Android. Este artigo da Central de Ajuda detalha como é fácil criar e compartilhar documentos em PDF assináveis usando o recurso de assinatura eletrônica.
Como monitorar os documentos
Você enviou o PDF para o DocSend, criou um link com todos os recursos de segurança necessários e já enviou o arquivo. E agora? Se você se preocupa em proteger o conteúdo do PDF, provavelmente também se importa com a forma como ele é recebido e lido.
Se for o caso, as notícias são boas: quando você cria e envia links do DocSend individuais para cada destinatário ou grupo de destinatários, já está no caminho certo para monitorar o documento em PDF de forma segura. Vamos dar uma olhada rápida em um exemplo de como é possível monitorar o engajamento.
Primeiro, você recebe notificações instantâneas de leitura quando o documento é visualizado. Um resumo dessas notificações também fica disponível na aba Desempenho quando você clica em um determinado arquivo ou documento em PDF no DocSend.
Além disso, é possível visualizar onde os leitores passaram mais tempo, página por página ou slide por slide. Dependendo do conteúdo e da finalidade do PDF, esses dados são bastante esclarecedores. Assim como no caso das notificações de leitura, o resumo do engajamento também está disponível quando você clica em um determinado arquivo ou documento no DocSend.
Há várias métricas e medidas de engajamento adicionais que também podem ser monitoradas no DocSend. Recomendamos que você experimente a versão de avaliação do DocSend, envie o PDF e descubra os índices de desempenho relevantes para você.
Tem alguma dúvida sobre as ferramentas do DocSend ou configurações da conta? Confira a Central de ajuda do DocSend ou entre em contato com a nossa equipe de atendimento.
