Contexto

Fundada há mais de uma década, a missão da empresa líder em tecnologia é capacitar as marcas listadas na Fortune 500 para interagirem com clientes por meio de uma variedade de canais no momento certo. Para compartilhar arquivos confidenciais com clientes e cumprir os contratos de política com funcionários, esta empresa conta com o DocSend para proteger e organizar documentos com segurança.

O desafio

Antes do DocSend, o gerente técnico de segurança da empresa enviava documentos de segurança dos funcionários para assinatura eletrônica usando o DocuSign, que era uma ferramenta muito cara e complexa para ser usada em um fluxo de trabalho interno simples. Além disso, a equipe de atendimento ao cliente precisava de uma forma mais segura de compartilhar documentos confidenciais com os clientes.

A solução

A equipe recorreu ao compartilhamento seguro de documentos e eSignature do DocSend para proteger documentos de cibersegurança confidenciais de que seriam enviados para funcionários e clientes.

Compartilhamento seguro de documentos confidenciais com clientes

Quando o gerente de segurança técnica da empresa foi apresentado ao DocSend, três anos atrás, a plataforma era usada como uma ferramenta pelos representantes de atendimento ao cliente para compartilhamento seguro de informações confidenciais com os clientes. Os representantes do atendimento técnico interagiam regularmente com os clientes por e-mail, às vezes enviando informações confidenciais sobre os procedimentos de segurança internos da empresa. “Precisávamos de uma maneira segura de ativar e desativar facilmente o acesso aos links para garantir que as informações certas fossem enviadas às pessoas certas”, relata o gerente. Com o DocSend, os representantes de atendimento ao cliente conseguem enviar com segurança materiais confidenciais relacionados às políticas da empresa a clientes individuais e controlar o acesso aos documentos por um período definido. Dessa forma, os funcionários podem controlar com segurança a privacidade da empresa e saber exatamente quem está acessando os relatórios internos de SOC 2 (Service Organization Control), informações que realçam como a empresa protege os dados do cliente. 

Às vezes, o atendimento ao cliente precisa compartilhar arquivos com clientes em um portal de atendimento que contêm informações confidenciais sobre os dados do cliente. Ao guardar esses documentos no DocSend, os clientes inserem uma senha de proteção e os representantes do atendimento ao cliente ficam tranquilos sabendo que os documentos estão seguros. A camada adicional de segurança no DocSend consolida a confiança entre a empresa e os clientes. “Se um cliente precisa de uma solução de atendimento personalizada, nossa equipe de atendimento faz o envio para as pastas de atendimento e compartilha apenas informações confidenciais com esse cliente”, explica o gerente. O DocSend proporciona aos funcionários e clientes da empresa a garantia de que os documentos estão protegidos contra terceiros não autorizados. 

Mudando do DocuSign em nome da simplificação da integração de novos funcionários

Como responsável pelo gerenciamento das políticas e práticas de segurança na organização, o gerente técnico de segurança queria explorar outras maneiras de usar o DocSend em sua posição. A segurança cibernética afeta todos os níveis da empresa, incluindo as áreas jurídica, de recursos humanos, TI e atendimento ao cliente. Particularmente, todos os novos funcionários precisam assinar um pacote de política interna de cibersegurança no momento que ocorre sua integração, além de atualizar sua assinatura anualmente. O gerente de segurança técnica imaginou que o DocSend poderia fornecer uma maneira mais simples de coletar documentos das políticas internas assinados pelos funcionários.

Anteriormente, a equipe técnica de segurança da empresa contava com o DocuSign, que era uma solução muito complexa para suas necessidades. “Havia muitas opções e permissões em excesso, quando eu precisava simplesmente fazer uma coleta básica de assinaturas dos funcionários. A interface do usuário e a experiência do usuário eram intensas demais no DocuSign e ficava complicado para eu conseguir acompanhar quem assinou os documentos de política interna”, lembra o gerente. Com o DocuSign, a equipe pagava uma taxa de licença adicional para acessar o software, que era cara demais para a funcionalidade básica de assinatura eletrônica que precisavam. No entanto, a equipe percebeu que era possível experimentar o recurso de assinatura eletrônica do DocSend, que já vinha incluído no plano DocSend existente. Como a equipe já era usuária do DocSend, compartilhando documentos com segurança com os clientes, fazia sentido experimentar o recurso de assinatura eletrônica do software. 

Uma solução de assinatura eletrônica com múltiplas partes integrada e econômica que possibilita o rastreamento de documentos de política interna de cibersegurança

Depois de experimentar a assinatura eletrônica do DocSend, a equipe de segurança técnica ficou impressionada com a facilidade de enviar documentos com segurança para toda a empresa. “Assim que vocês disseram que tinham assinatura eletrônica com múltiplas partes, eu sabia que tinha chegado a hora de parar de usar o DocuSign”, compartilha o gerente de segurança técnica. Diferente do DocuSign, o DocSend é intuitivo de usar e tem tudo o que a equipe precisa para coletar mais de trezentas assinaturas de funcionários em documentos de políticas internas. “Todos os anos, somos auditados e somos obrigados a fornecer assinaturas anuais de toda a empresa em nossa política de retenção de dados. A assinatura eletrônica de várias partes do DocSend nos permite mostrar aos auditores que levamos nossa privacidade a sério. Podemos até mostrar o carimbo de data/hora que comprova o momento exato em que um funcionário assinou um contrato”, comemora o gerente de segurança técnica. A equipe técnica de segurança da empresa consegue rastrear quem assinou os documentos e garantir que a empresa esteja em conformidade com as rígidas políticas de cibersegurança. 

Olhando para o futuro: como melhor a integração e as experiências do cliente

A equipe técnica de segurança da empresa usará o DocSend para melhorar a integração à medida que a empresa continua em expansão. No ano que vem, a empresa espera unificar as folhas de rosto das políticas internas usando um sistema terceirizado para manter o controle de versão. Além disso, a equipe de atendimento ao cliente continuará a enviar informações confidenciais aos clientes com confiança, sabendo que os documentos estão protegidos por senhas e links com prazo de validade no DocSend. Como o gerente de segurança técnica contou: “Minha própria equipe e nossas equipes de atendimento estão muito entusiasmadas com o DocSend e só consigo ver isso continuando a crescer no futuro conforme expandimos”.