Contexto

O CMOE (Center for Management & Organization Effectiveness) é um grupo de consultoria de aprendizado e desenvolvimento que trabalha com pessoas, equipes e organizações para fornecer workshops personalizados, eventos externos, palestras e pesquisa consultiva. Ao fornecer soluções para organizações como Northern Trust, JB Hunt, Siemens Energy, Zendesk, Amazon e Shape Technologies, a CMOE conta com o DocSend para compartilhar documentos e apresentações em segurança com clientes potenciais durante o processo de vendas.

O desafio

Antes do DocSend, Mark Parkinson, vice-presidente de capacitação de vendas do CMOE, anexava as apresentações de vendas e propostas a clientes potenciais a e-mails. Com uma biblioteca impressionante de apresentações crescentes, Mark e sua equipe de vendas procuravam uma solução de compartilhamento mais organizada que lhes desse mais controle sobre o processo de vendas.

A solução:

A equipe recorreu à solução segura de compartilhamento de documentos para gerenciar todos os documentos compartilhados durante o ciclo de vendas.

Compartilhamento perfeito de propostas e apresentações de vendas

Gerenciar um pipeline de potenciais empresas para serem listadas na Fortune 500 requer atenção meticulosa aos detalhes e muito foco. É de extrema importância saber quando exatamente as propostas foram enviadas e quais materiais os clientes potenciais podem acessar. Para Mark, os anexos de e-mail estavam ultrapassados, não eram a melhor maneira de representar sua empresa diante das principais organizações. Incluir vários anexos em um e-mail simplesmente não mostrava profissionalismo, além do que, o e-mail poderia ficar preso em filtros de spam e nunca alcançar clientes potenciais.

Quando Mark entrou em contato com o DocSend pela primeira vez, gostou muito de como poderia organizar com mais segurança os documentos voltados ao cliente, de forma mais intuitiva para o acesso dos clientes. O CMOE tem uma biblioteca impressionante de conteúdo como parte dos pacotes de consultoria, e Mark frequentemente compartilha visualizações das apresentações com clientes potenciais, para que possam dar uma espiada nas ofertas de aprendizado e desenvolvimento do CMOE. Essas apresentações contêm propriedade intelectual que Mark não quer que caia nas mãos erradas. Com os recursos de compartilhamento seguro do DocSend, Mark consegue adicionar facilmente uma verificação de e-mail ou senha, para que apenas os clientes potenciais aprovados acessem os materiais. Além disso, Mark consegue definir datas de vencimento, para que os clientes potenciais acessem o conteúdo apenas durante determinado período, por exemplo, durante um ciclo de vendas ativo. “O DocSend nos dá mais controle sobre nossos documentos, o que é fundamental em um ambiente de vendas acelerado”, relata Mark.

Para garantir que os clientes potenciais saibam exatamente onde encontrar todas as apresentações do CMOE relevantes para suas necessidades, Mark criou mais de duzentos portais de conteúdo individualizados para armazenar as informações de clientes usando as salas de negociações do DocSend. Embora possa parecer muito demorado criar centenas de pastas de clientes individualizadas, com o DocSend, Mark consegue facilmente duplicar um modelo de sala de negócios em menos de um minuto. “Eu criei modelos para quatro salas de negócios diferentes com base em nossas quatro ofertas de produtos diferentes. Quando um cliente tem interesse em uma oferta de produto, por exemplo, Pensamento estratégico aplicado, duplico essa sala de negócios e incluo uma cotação de vendas personalizada. Criar uma representação visual personalizada do conteúdo nos ajuda a oferecer a melhor experiência possível ao cliente”, compartilha Mark. Além das apresentações que abordam a área de interesse principal do cliente potencial, Mark também inclui declarações de serviço e propostas de preços individualizadas em cada sala de negociação personalizada. Enquanto os anexos de e-mail parecem uma experiência informal ou entediante, uma sala de negociações limpa e personalizada com o logo e o banner do CMOE oferece aos clientes potenciais a garantia de que o CMOE é uma organização em que eles podem confiar.

Como descobrir tomadores de decisão com os dados analíticos de documentos

Um dos muitos desafios que as organizações de vendas enfrentam é descobrir quem é o tomador de decisão certo para assinar um contrato. Antes de usar o DocSend, Mark tinha dificuldades em descobrir a pessoa certa com quem falar para fechar o negócio. “Nove em cada dez vezes estávamos conversando com alguém que estava conversando com outras organizações de consultoria e apresentando descobertas a um tomador de decisão”, conta Mark.

Mark agora tem mais visibilidade sobre para onde seus documentos estão indo com os dados analíticos do DocSend e pode usar essas percepções a seu favor. “O que há de bom no DocSend é que agora posso ver para quem os controladores de acesso estão encaminhando propostas de preços, o que me dá uma ideia melhor de quem é o tomador de decisão final e consigo me conectar com a pessoa certa no momento certo,” afirma Marcos. Ao identificar o tomador de decisão final logo no início do processo de vendas, Mark pode levar as informações certas para a pessoa certa e garantir que o grupo CMOE seja o mais lembrado pelos clientes potenciais.

Como contextualizar uma conversa com uma abordagem baseada em dados

Antes do DocSend, Mark tinha pouca visibilidade sobre se os clientes potenciais consumiam o conteúdo que ele compartilhava com eles. Embora Mark tivesse informações sobre se um e-mail tinha sido aberto, ele não tinha como saber se um cliente estava examinando suas propostas. As únicas informações em que podia confiar eram as reuniões iniciais de prospecção, que o deixavam sempre no escuro.

Agora, Mark pode ver como se dá o engajamento dos clientes potenciais com os materiais que ele envia. “Depois de enviar nossos decks de apresentação e propostas de venda, consigo ver, por exemplo, se os clientes potenciais estão olhando a página de preços e por quanto tempo. Com isso fico sabendo se estão preocupados com os preços, e me preparo para abordar o assunto em uma próxima ligação”, esclarece Mark. Usando os dados a seu favor, Mark consegue abordar conversas com clientes potenciais, antecipando dúvidas ou preocupações que eventualmente possam ter. Mark acrescenta: “Antes de uma chamada, entro no DocSend, pesquiso o nome de uma pessoa e vejo seus dados de consumo de conteúdo. Ver tudo o que a pessoa viu me ajuda a contextualizar uma conversa.” A chave para a venda consultiva é prever as necessidades do cliente potencial e fornecer o máximo de informações possível para que ele tome uma decisão embasada. Mark consegue prever negócios potenciais com mais precisão a cada trimestre e avaliar o interesse do cliente potencial usando os dados analíticos do DocSend.

Olhando para o futuro: personalização de portais de clientes potenciais

Conforme Mark continua a utilizar o DocSend como uma ferramenta de vendas em sua organização, ele espera experimentar mais opções de personalização nas salas de negociações do DocSend. “Estou animado para personalizar banners e adicionar logos de clientes potenciais às salas de negociações deles, para que tenham uma sensação ainda mais personalizada”, comemora Mark. Dar esse toque individualizado pode ajudar bastante na formação de relacionamentos com novos clientes. Com o DocSend fica fácil para os profissionais de vendas como Mark ir um passo adiante ao criarem propostas remotamente.

Além disso, Mark está ansioso para testar a nova notificação de atualização da sala de negociações ao adicionar novos materiais aos portais de conteúdo. “Dispor da capacidade do DocSend de notificar clientes potenciais quando adiciono informações ao portal deles é excelente. Isso vai me ajudar a continuar agregando valor a um cliente potencial e a lembrá-lo de uma conversa anterior que tivemos com informações úteis, o que pode atrair sua atenção ou até mesmo reengajar um lead esquecido”, explica Mark. Mark agora tem mais controle sobre seus relacionamentos com clientes potenciais, e assim consegue levar tudo o que o CMOE tem a oferecer para ainda mais organizações.