Een toonaangevend B2B-bedrijf verzamelt beleidsovereenkomsten met de e-handtekeningfunctie voor meerdere partijen van DocSend
Een snel groeiend technologiebedrijf had een oplossing voor veilig documentbeheer en e-handtekeningen nodig voor hun klantsucces en de werkzaamheden van hun interne medewerkers.
Partner sinds
2020
Praktijkvoorbeeld
Klantensucces
DocSend-abonnement
Advanced
Een toonaangevend B2B-bedrijf verzamelt beleidsovereenkomsten met de e-handtekeningfunctie voor meerdere partijen van DocSend
Een snel groeiend technologiebedrijf had een oplossing voor veilig documentbeheer en e-handtekeningen nodig voor hun klantsucces en de werkzaamheden van hun interne medewerkers.
Achtergrond
Dit toonaangevende technologiebedrijf is meer dan tien jaar geleden opgericht en heeft als missie om Fortune 500-merken in staat te stellen om op het juiste moment in contact te komen met hun klanten via een verscheidenheid aan kanalen. Om vertrouwelijke bestanden met klanten te delen en beleidsovereenkomsten uit te voeren met medewerkers, vertrouwt dit bedrijf op DocSend om hun documenten te beveiligen en organiseren.
De uitdaging
Vóór DocSend stuurden Technical Security Managers bij het bedrijf medewerkersbeveiligingsdocumenten ter digitale ondertekening met DocuSign, maar dat was te duur en complex voor een simpele interne workflow. Daarnaast had het klantenserviceteam een veiligere manier nodig om gevoelige documenten met klanten te delen.
De oplossing
Het team wendde zich tot de oplossing van DocSend en E-handtekening voor het veilig delen van documenten om gevoelige cyberbeveiligingsdocumenten te beschermen die naar zowel medewerkers als klanten zouden gaan.
Het veilig delen van gevoelige documenten met klanten
Toen de Technical Security Manager van het bedrijf drie jaar geleden voor het eerste kennismaakte met DocSend, werd het platform als een tool gebruikt door vertegenwoordigers van de klantensupport om op veilige wijze gevoelige informatie met klanten te delen. Vertegenwoordigers van de technische support communiceerden regelmatig met klanten via e-mail, en stuurden soms gevoelige informatie over interne bedrijfsbeveiligingsprocedures. "We hadden een veilige manier nodig om toegang tot links in en uit te schakelen om ervoor te zorgen dat de juiste informatie naar de juiste personen werd gestuurd", zegt de manager. Met DocSend kunnen vertegenwoordigers van de klantensupport veilig gevoelige materialen met betrekking tot bedrijfsbeleidsregels naar individuele klanten sturen en de toegang tot de documenten voor een bepaalde periode beheren. Op deze manier kunnen medewerkers de privacy van hun bedrijf veilig beheersen en weten ze precies wie er toegang heeft tot interne SOC 2-rapporten (Service Organization Controls). Dit is informatie die uitlicht hoe het bedrijf de klantengegevens beveiligt.
De betrouwbare mogelijkheden van DocSend voor het volgen van documenten en het maken van analyses biedt meer zichtbaarheid en flexibiliteit dan alleen het delen van een link op Google Drive.
Soms moet klantensupport op een supportportal bestanden delen met klanten die gevoelige informatie over klantengegevens bevatten. Door deze documenten in DocSend te hosten, kunnen klanten een beschermd wachtwoord invoeren en kunnen vertegenwoordigers van de klantensupport ervan op aan dat de documenten veilig zijn. De extra beveiligingslaag in DocSend zorgt voor vertrouwen tussen het bedrijf en zijn klanten. "Als een klant een klantsupportoplossing nodig heeft, dan uploadt ons supportteam die naar de supportmappen en deelt het team de gevoelige informatie alleen met die klant", zegt de manager. DocSend biedt zowel de medewerkers van het bedrijf als de klanten de garantie dat hun documenten beschermd zijn tegen onbevoegde partijen.
Vanuit DocuSign overstappen om de onboarding van medewerkers te vereenvoudigen
De Technical Security Manager beheert de beveiligingsbeleidsregels en -praktijken van de organisatie en wilde naar andere manieren kijken waarop hij DocSend in zijn functie kan inzetten. Cyberbeveiliging is van belang voor elke laag van het bedrijf, inclusief de juridische afdeling, HR, IT en klantensupport. En met name wanneer nieuwe medewerkers een intern cyberbeveiligingbeleidspakket moeten ondertekenen tijdens de onboarding, en hun handtekening jaarlijks moeten updaten. De Technical Security Manager dacht dat DocSend een makkelijkere manier kon bieden om ondertekende beleidsdocumenten te verzamelen.
Wanneer je wordt aangenomen als een nieuwe medewerker of opdrachtnemer, dan onderteken je een intern beleidsdocument in DocSend. Ik kan volgen wie onze beveiligingsbeleidsdocumenten heeft ondertekend die nodig zijn voor jaarlijkse audits. Dit is weer een zorg minder voor HR.
Voorheen vertrouwde het technische beveiligingsteam van het bedrijf op DocuSend, dat een te omslachtige oplossing voor hen was. "Er waren te veel overweldigende opties en te veel machtigingen wanneer ik alleen een handtekening van een medewerker nodig had. De gebruikersinterface en gebruikerservaring was te ingewikkeld in DocuSign en maakte het voor mij lastig om in kaart te brengen wie onze beleidsdocumenten had ondertekend", vertelt de manager. Met DocuSign moest het team een extra licentie kopen voor toegang tot de software en dat was te duur voor de functionaliteit van e-handtekeningen die ze nodig hadden. Het team realiseerde zich echter dat ze de e-handtekeningfunctie van DocSend konden uitproberen omdat die al bij hun bestaande DocSend-abonnement zat. Ze waren al DocSend-gebruikers en deelden op veilige wijze documenten met klanten, en dus was het logisch om de e-handtekeningfunctie uit te proberen.
Ik heb alleen maar lof voor DocSend. Met e-handtekeningen voor meerdere partijen kan ik in real-time volgen wie onze documenten heeft bekeken en ondertekend. Dankzij deze inzichten hoef ik HR niet te vragen wie wat heeft ondertekend en hoef ik ook niet achter handtekeningen aan.
Een naadloze en kosteneffectieve oplossing voor e-handtekeningen voor meerdere partijen om cyberbeveiligingbeleidsdocumenten te volgen
Na het proberen van e-handtekeningen van DocSend was het technische beveiligingsteam onder de indruk van hoe eenvoudig het was om documenten veilig te verzenden binnen het bedrijf. "Toen jullie zeiden dat jullie e-handtekeningen voor meerdere partijen hadden, wist ik dat het tijd was om afscheid te nemen van DocuSign", zegt de Technical Security Manager. In tegenstelling tot DocuSign is DocSend intuïtief en heeft het alles wat het team nodig heeft om meer dan 300 handtekeningen van medewerkers op interne beleidsdocumenten te verzamelen. "Elk jaar wordt er bij ons een audit uitgevoerd en moeten we jaarlijkse handtekeningen door alle medewerkers op ons beleid voor de bewaring van gegevens leveren. De functie voor e-handtekeningen voor meerdere partijen van DocSend laat onze auditors zien dat we privacy serieus nemen. We kunnen zelfs de precieze tijdstempel laten zien voor het moment waarop een medewerker een overeenkomst heeft ondertekend", zegt de Technical Security Manager. Het technische beveiligingsteam van het bedrijf kan volgen wie documenten heeft ondertekend en ervoor zorgen dat het bedrijf de strenge cyberbeveiligingsbeleidsvormen naleeft.
In de toekomst willen we: de onboarding en de klantervaring verbeteren
Het technische beveiligingsteam bij het bedrijf wil DocSend gebruiken om de onboarding te verbeteren terwijl het bedrijf blijft groeien. Volgend jaar hopen ze de beleidsvoorbladen samen te voegen door middel van een extern systeem voor het beheer van versiebeheer. Daarnaast blijft het klantsupportteam vol vertrouwen gevoelige informatie naar klanten sturen wetende dat hun documenten met wachtwoorden en links met vervaldatum zijn beschermd in DocSend. Zoals de Technical Security Manager al zei: "Mijn eigen team en onze supportteams zijn heel enthousiast over DocSend en ik verwacht dat dit enthousiasme alleen maar zal toenemen naarmate we in de toekomst uitbreiden."