Una compañía líder en tecnología B2B recopila acuerdos de políticas usando la firma electrónica multipartita de DocSend
Una empresa de tecnología en rápido crecimiento necesitaba una solución segura de administración de documentos y firma electrónica para el éxito de sus clientes y las operaciones internas de los empleados.
Socio desde
2020
Caso de uso
Éxito del cliente
Plan de DocSend
Advanced
Una compañía líder en tecnología B2B recopila acuerdos de políticas usando la firma electrónica multipartita de DocSend
Una empresa de tecnología en rápido crecimiento necesitaba una solución segura de administración de documentos y firma electrónica para el éxito de sus clientes y las operaciones internas de los empleados.
Aspectos generales
La misión de una compañía líder en tecnología, fundada hace más de una década, es capacitar a las marcas de Fortune 500 para que se relacionen con sus clientes a través de una variedad de canales en el momento adecuado. Para compartir archivos confidenciales con los clientes y llevar a cabo acuerdos de política con los empleados, esta compañía confía en DocSend para proteger y organizar documentos de manera segura.
El desafío
Antes de DocSend, un gerente de Seguridad técnica de la compañía enviaba documentos de seguridad de los empleados para la firma electrónica usando DocuSign, lo cual era demasiado costoso y complejo para un flujo de trabajo interno simple. Además, el equipo de atención al cliente necesitaba una forma más segura de compartir documentos confidenciales con los clientes.
La solución
El equipo recurrió a la solución de uso compartido seguro de documentos y Firma electrónica de DocSend para salvaguardar documentos sensibles de ciberseguridad que llegarían tanto a empleados como a clientes.
Compartir documentos confidenciales de forma segura con los clientes
Cuando el gerente técnico de Seguridad de la compañía conoció DocSend hace tres años, la plataforma era utilizada por representantes de atención al cliente como una herramienta para compartir de forma segura información confidencial con los clientes. Los representantes de soporte técnico interactuaban regularmente con los clientes por correo electrónico, a veces enviando información confidencial sobre los procedimientos internos de seguridad de la empresa. "Necesitábamos una forma segura de activar y desactivar fácilmente el acceso a los vínculos para garantizar que se enviara la información correcta a las personas adecuadas", compartió el gerente. Con DocSend, los representantes de atención al cliente pueden enviar de manera segura materiales confidenciales con respecto a las políticas de la compañía a clientes individuales y controlar el acceso a los documentos durante un período de tiempo definido. De esta manera, los empleados pueden controlar de forma segura la privacidad de su empresa y saber exactamente quién está accediendo a los informes internos de Service Organization Control (SOC 2), información que destaca cómo la compañía protege los datos de los clientes.
El robusto seguimiento y análisis de documentos de DocSend proporciona más visibilidad y flexibilidad más allá de simplemente compartir un vínculo en Google Drive.
En ocasiones, el servicio de atención al cliente necesita compartir archivos con clientes en un portal de soporte que contiene información confidencial sobre los datos de los clientes. Al alojar estos documentos en DocSend, los clientes pueden ingresar una contraseña protegida y los representantes de atención al cliente pueden estar seguros de que los documentos están a salvo. La capa adicional de seguridad en DocSend genera confianza entre la empresa y sus clientes. “Si un cliente necesita una solución de soporte personalizada, nuestro equipo de soporte la cargará a las carpetas de soporte y solo compartirá información confidencial con ese cliente”, comparte el gerente. DocSend brinda a los empleados y clientes de la compañía la seguridad de que sus documentos están protegidos de partes no autorizadas.
Dejar de usar DocuSign para simplificar la incorporación de empleados
Como alguien que administra las políticas y prácticas de seguridad en la organización, el gerente técnico de Seguridad de la compañía quería explorar otras formas en las que podría usar DocSend dentro de su propio rol. La ciberseguridad abarca todos los niveles del negocio, incluyendo la parte legal, recursos humanos, TI y atención al cliente. En particular, todos los nuevos empleados necesitan firmar un paquete interno de políticas de ciberseguridad al momento de su incorporación, así como actualizar su firma anualmente. El gerente técnico de Seguridad pensó que DocSend podría proporcionar una forma más simple de recopilar documentos de política de empleados firmados.
Cuando te incorporas como nuevo contratante o contratista, firmas un documento de política interna en DocSend. Puedo rastrear quién ha firmado nuestras políticas de seguridad que son necesarias para las auditorías anuales. Es una cosa menos de la que tiene que preocuparse recursos humanos.
Anteriormente, el equipo de seguridad técnica de la compañía confiaba en DocuSign, que era una solución demasiado engorrosa para sus necesidades. "Había demasiadas opciones abrumadoras y demasiados permisos, cuando necesitaba recolectar firmas básicas de los empleados. La interfaz y la experiencia de usuario eran demasiado en DocuSign y se me dificultó hacer un seguimiento de quién había firmado nuestros documentos de política", recordó el gerente. Con DocuSign, el equipo necesitaba pagar una tarifa de licencia adicional para acceder al software, lo cual era demasiado costoso para la funcionalidad básica de firma electrónica que necesitaban. Sin embargo, el equipo se dio cuenta de que en su lugar podían probar la función de firma electrónica de DocSend, que ya estaba incluida en su plan de DocSend existente. Ya eran usuarios de DocSend, compartiendo documentos de forma segura con los clientes, por lo que tenía sentido probar el software por su capacidad de firma electrónica.
No puedo elogiar a DocSend lo suficiente. Con la firma electrónica multipartita, puedo rastrear en tiempo real quién ha visto y firmado nuestros documentos. Este conocimiento me reduce el hecho de tener que preguntar a RR. HH. sobre quién firmó qué o tener que perseguir firmas.
Una solución de firma electrónica multipartita perfecta y rentable para realizar un seguimiento de los documentos de políticas de ciberseguridad
Después de probar la firma electrónica de DocSend , el equipo técnico de seguridad quedó impresionado por lo fácil que era enviar documentos de forma segura a través de la empresa. “Tan pronto como ustedes dijeron que tenían firma electrónica multipartita, supe que era hora de dejar de usar DocuSign”, compartió el gerente técnico de Seguridad. A diferencia de DocuSign, DocSend es intuitivo de usar y tiene todo lo que el equipo necesita para recopilar más de trescientas firmas de empleados en documentos de políticas internas. “Cada año, somos auditados y estamos obligados a proporcionar firmas anuales de toda la empresa en nuestra política de retención de datos. La firma electrónica multipartita de DocSend nos permite mostrar a los auditores que nos tomamos en serio nuestra privacidad. Incluso podemos mostrar la marca de tiempo exacta en la que un empleado firmó un acuerdo”, compartió el gerente técnico de Seguridad. El equipo técnico de seguridad de la compañía es capaz de rastrear quién ha firmado documentos y garantizar que la compañía cumpla con estrictas políticas de ciberseguridad.
Mirando hacia el futuro: mejorar la incorporación y las experiencias de los clientes
El equipo técnico de seguridad de la compañía utilizará DocSend para mejorar la incorporación a medida que su compañía siga creciendo. El próximo año, esperan unificar las cubiertas de las pólizas con un sistema de terceros para mantener el control de versiones. De manera adicional, el equipo de atención al cliente continuará enviando información confidencial a los clientes con confianza, sabiendo que sus documentos están protegidos con contraseñas y vínculos con vencimiento en DocSend. Como compartió el gerente técnico de Seguridad: "Mi propio equipo y nuestros equipos de soporte han estado muy entusiasmados con DocSend y puedo ver que esto seguirá creciendo a medida que escalamos en el futuro".