Las empresas que adquieren publicidad en los medios de comunicación esperan una presentación y un precio personalizados al interactuar con cualquier punto de venta. Esto ejerce mucha presión sobre los equipos de ventas de medios y los equipos creativos para ante todo, pensar ideas innovadoras pero también lanzarlas de una manera única y creativa. Es un proceso de ventas complejo y lento, el cual Quartz sabía que podrían perfeccionar con la transparencia y el seguimiento adecuados a través de DocSend.

Negociar el trato con ventaja competitiva

“Me cuesta recordar lo que usaba antes de DocSend. Entré en Quartz habiendo usado ya DocSend con mi empleador anterior durante casi 5 años, así que siempre he sido un defensor de la herramienta”, recuerda Ryan Froats, Director de sociedades de Quartz.

Con un enfoque en la venta de publicidad a servicios financieros y seguros, los clientes objetivo de Ryan se toman muy en serio la seguridad. Él descubrió que enviar archivos adjuntos por correo electrónico no era compatible con la mayor seguridad y firewalls de los clientes. Antes de DocSend, tendía a enviar un PDF como archivo adjunto o usar una aplicación de transferencia de archivos para archivos más grandes.

“Con clientes de alta seguridad, tenía que apoyarme en una serie de diferentes servicios de transferencia de archivos antes de DocSend. A menudo no eran compatibles con su infraestructura, lo que generó frustración a ambos lados de la mesa”, dijo Ryan. “Pero con DocSend, no tengo problemas. Solo se requiere que ingresen un correo electrónico para ver nuestra presentación”.

El mundo de las ventas de medios es muy competitivo; y lo fue aún más en 2020. Al administrar muchas propuestas por trimestre, Ryan necesita asegurarse de que pone su tiempo y esfuerzo en los tratos más fructíferos.

“'Con la competencia que enfrentamos, damos la bienvenida a todas y cada una de las estrategias inteligentes que podamos tener en nuestras manos. Me encanta poder ver cuando un cliente dedica tiempo a nuestra propuesta porque me permite ser más estratégico en mi rol y me ayuda a priorizar mi tiempo y a asegurarme de que me estoy enfocando en los acuerdos correctos”, dijo Ryan.

Si su presentación cambia de tono o se realiza una edición, en lugar de tener que enviar un vínculo o archivo actualizado a un cliente, DocSend permite a Ryan actualizar el archivo ya existente sin interrupción del cliente. Esto le permite ser más organizado en el enfoque de su presentación y estratégico en su seguimiento.

“Me encanta que me notifiquen cuando nuestra propuesta se ve, se reenvía, se descarga e incluso vuelven a hacer clic en ella. Las estadísticas de DocSend pueden ayudarnos a convertir un posible cliente frío en uno cálido, o uno cálido en uno caliente”, comparte Ryan.

Creación de propuestas creativas sin contratiempos

Una vez que las presentaciones son identificadas por el equipo de ventas de medios, el equipo creativo de Quartz entra en el redil para crear una respuesta de campaña al informe del cliente. Se pone mucho tiempo y creatividad en cada propuesta para clientes, por lo que es importante que el informe sea preciso cuando se pasa a revisión.

“Antes de DocSend, utilizábamos una variedad de herramientas para compartir nuestras propuestas y resúmenes creativos. Pero con estas propuestas a menudo se realizan cambios de última hora, lo que nos lleva entonces a tener que enviar un correo electrónico completamente nuevo y un vínculo al cliente. DocSend nos permite optimizar y organizar más la comunicación con nuestros clientes”, afirma Tara Mallen, estratega creativa senior de Quartz.

Con DocSend, Tara es capaz de asegurar que el cliente siempre tenga la última y correcta versión de su respuesta de campaña sin necesidad de dar seguimiento con vínculos adicionales. No solo eso, sino que tiene idea de quién lo ha revisado y si parece preferir un concepto creativo sobre otro a través del análisis página por página de DocSend.

Tara comparte, “Tengo dos características favoritas de DocSend. Primero, la capacidad de actualizar una presentación o documento en el back-end manteniendo el mismo vínculo al usuario final. Si sucede que hay un error en lo que enviamos, el cliente nunca necesitará ser notificado. En segundo lugar, me encanta que cuando una presentación se ve en modo de vista previa dentro de DocSend, los GIF se puedan reproducir para que el cliente, de un vistazo rápido, pueda agarrar el concepto de nuestro pitch”.