Una empresa tecnológica líder en la venta a otras empresas recopila acuerdos de políticas con la función de firma electrónica con varias partes de DocSend
Una empresa tecnológica que crece rápido necesitaba una solución de gestión de documentos y firma electrónica segura para acompañar a sus clientes y empleados internos.
Socio desde
2020
Caso práctico
Historias de éxito de clientes
Plan de DocSend
Advanced
Una empresa tecnológica líder en la venta a otras empresas recopila acuerdos de políticas con la función de firma electrónica con varias partes de DocSend
Una empresa tecnológica que crece rápido necesitaba una solución de gestión de documentos y firma electrónica segura para acompañar a sus clientes y empleados internos.
El contexto de la empresa
Una empresa tecnológica líder que se fundó hace más de una década se dedica a ayudar a marcas de la lista Fortune 500 a interactuar con sus clientes a través de distintos canales y en el momento adecuado. A la hora de compartir archivos confidenciales con los clientes y firmar acuerdos de políticas con los empleados, esta empresa recurre a DocSend para organizar y proteger los documentos.
El reto
Antes de usar DocSend, un responsable de seguridad técnica de la empresa tenía que enviarles los documentos de seguridad a los empleados para que los firmaran electrónicamente con DocuSign. Todo esto era demasiado costoso y complicado para un simple flujo de trabajo interno. Además, el equipo de asistencia al cliente no tenía una forma lo suficientemente segura de compartir documentos confidenciales con los clientes.
La solución
El equipo eligió la solución para compartir documentos de forma segura y Firma electrónica de DocSend para proteger los documentos confidenciales sobre ciberseguridad que tenía que enviar tanto a empleados como a clientes.
Compartir de forma segura documentos confidenciales con los clientes
Cuando el responsable de seguridad técnica descubrió DocSend hace tres años, quienes usaban la plataforma eran los agentes de asistencia al cliente; la empleaban para compartir información confidencial de forma segura con los clientes. Estos agentes iban interactuando con los clientes por correo electrónico y, a veces, incluso les enviaban información confidencial sobre los procedimientos de seguridad internos de la empresa. “Necesitábamos una forma de activar y desactivar fácilmente el acceso a los enlaces para controlar que la información se enviara a quienes tenían que recibirla”, explica el responsable. Con DocSend, los agentes de asistencia al cliente pueden enviar con seguridad materiales confidenciales sobre las políticas de la empresa a clientes particulares, además de controlar el acceso a los documentos durante el tiempo definido. Esto les permite controlar de forma segura la privacidad de la empresa y saber con exactitud quién accede a los informes internos de control de organizaciones y sistemas (SOC 2), un hecho que demuestra hasta qué punto la empresa protege los datos de los clientes.
Gracias a la potencia del seguimiento y los análisis de documentos de DocSend, tenemos más visibilidad y flexibilidad que compartiendo un enlace en Google Drive.
A veces, el departamento de asistencia al cliente tiene que compartir archivos con los clientes en un portal de asistencia, y esos archivos contienen información confidencial sobre ellos. Si se alojan estos documentos en DocSend, los clientes pueden introducir una contraseña protegida para que los agentes de asistencia al cliente sepan que los documentos están a salvo. La capa de seguridad extra de DocSend genera confianza entre la empresa y sus clientes. “Si un cliente necesita una solución de asistencia personalizada, el equipo de asistencia la subirá a las carpetas de asistencia y solo compartirá información confidencial con ese cliente”, explica el responsable. DocSend aporta seguridad tanto a los empleados como a los clientes, que saben que sus documentos están lejos de personas sin autorización.
Dejar DocuSign y empezar a simplificar la ampliación del equipo
El responsable de seguridad técnica de la empresa —como persona encargada de las políticas y prácticas de seguridad— quería probar otras formas de usar DocSend dentro de sus funciones. La ciberseguridad influye en todos los aspectos del negocio, incluidos los legales, de RR. HH., informáticos y de asistencia al cliente. En particular, todos los nuevos empleados tienen que firmar un paquete de políticas de ciberseguridad internas para incorporarse al equipo; después, lo firman una vez al año. El responsable de seguridad técnica pensó que DocSend podría aportar una forma más sencilla de recopilar documentos de políticas firmados por los empleados.
Cuando alguien se incorpora como empleado o contratista, tiene que firmar un documento de política interna en DocSend. Puedo supervisar quién ha firmado las políticas de seguridad que necesitamos para las auditorías anuales. Así, RR. HH. tiene que ocuparse de una cosa menos.
Antes, el equipo de seguridad técnica de la empresa usaba DocuSign, una solución que era demasiado complicada teniendo en cuenta sus necesidades. “Había demasiadas opciones complejas y demasiados permisos. Nosotros solo queríamos recopilar firmas de empleados básicas. La interfaz y experiencia de usuario de DocuSign eran demasiado complicadas, por lo que me costaba saber quién había firmado los documentos de políticas”, recuerda el responsable. Con DocuSign, el equipo tenía que pagar una licencia extra para acceder al software, con un importe elevado teniendo en cuenta que solo necesitaban las firmas electrónicas. Sin embargo, se dieron cuenta de que podían probar la función de firma electrónica de DocSend, que estaba incluida en su plan de DocSend. Ya usaban DocSend para compartir de forma segura documentos con los clientes, por lo que era lógico que probaran la función de firma electrónica del software.
No sé explicar lo mucho que me gusta DocSend. Con la firma electrónica de varias partes, controlo en tiempo real quién ve y firma los documentos. Esta información hace que no tenga que preguntar a RR. HH. quién ha firmado cada documento ni insistir para que se firme un documento.
Una solución de firma electrónica de varias partes optimizada y rentable que permite controlar documentos de políticas de ciberseguridad
Después de probar la firma electrónica de DocSend, el equipo de seguridad técnica quedó impresionado con lo fácil que era enviar documentos de una empresa a otra sin riesgos. “Cuando me enteré de que teníais una función de firma electrónica de varias partes, supe que ya era hora de dejar de usar DocuSign”, comenta el responsable de seguridad técnica. A diferencia de DocuSign, DocSend es intuitivo y tiene todo lo que necesita un equipo para recopilar más de trescientas firmas de empleados en documentos de políticas internas. “Cada año tenemos auditoría y aportamos la política de retención de datos firmada anualmente por toda la empresa. Con la firma electrónica de varias partes de DocSend, podemos demostrarles a los auditores que nos tomamos la privacidad en serio. Incluso podemos mostrar el momento exacto en el que un empleado firma un acuerdo”, explica el responsable de seguridad técnica. El equipo de seguridad técnica de la empresa puede supervisar quién ha firmado los documentos y asegurase de que la empresa cumpla directrices de ciberseguridad estrictas.
Una mirada hacia el futuro: mejorar la incorporación y la experiencia de los clientes
El equipo de seguridad técnica de la empresa usará DocSend para mejorar el proceso de incorporación a medida que la empresa vaya creciendo. En año que viene, esperan unificar las hojas de presentación de políticas con un sistema externo que les permita mantener el control de versiones. Por otro lado, el equipo de asistencia al cliente seguirá enviando información confidencial a los clientes sabiendo que sus documentos están protegidos con contraseñas y enlaces con vencimiento en DocSend. Esto es lo que explica el responsable de seguridad técnica: “Tanto mi propio equipo como los de asistencia están encantados con DocSend, y creo que les gustará todavía más cuando la empresa crezca”.